Wat is er veranderd?
Sinds 1 januari 2026 volstaat een gewone pdf-factuur via e-mail niet meer tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Facturen tussen bedrijven moeten een gestructureerde elektronische factuur zijn. Dat is een bestand dat boekhoudsoftware automatisch kan lezen.
De standaard daarvoor is het Peppol-netwerk, met facturen in het formaat Peppol BIS. Bedrijven mogen onderling een ander formaat afspreken, zolang dat voldoet aan de Europese norm EN 16931.
De verplichting geldt in principe ook voor kleine ondernemingen die onder de btw-vrijstellingsregeling vallen, als ze factureren aan of aankopen bij Belgische bedrijven.
Geldt het ook voor particulieren?
Nee. De verplichting gaat over facturen tussen bedrijven (B2B). Verkoop je aan particulieren, zoals in de horeca, de kapsalon of een gewone webshop, dan verandert er voor die verkopen niets.
Verkoop je via je webshop of reservatietool ook aan bedrijven die een factuur vragen? Dan vallen die facturen wel onder de nieuwe regels. Kijk dus na of je webshop of boekhoudpakket zulke facturen via Peppol kan versturen.
Is de tolerantieperiode voorbij?
Ja. De FOD Financiën gaf een tolerantie tijdens de eerste drie maanden van 2026, voor bedrijven die konden aantonen dat ze zich tijdig en redelijk hadden voorbereid. Dat was uitdrukkelijk geen algemeen uitstel. Die periode liep af eind maart 2026.
Voor zogenaamde self-billing (de klant maakt de factuur op in naam van de leverancier) gold nog een tijdelijke tolerantie tot en met 30 juni 2026. Ook die is intussen voorbij.
Welke boetes zijn er?
Een koninklijk besluit van juli 2025 voorziet vaste boetes:
- 1.500 euro bij een eerste overtreding
- 3.000 euro bij een tweede overtreding
- 5.000 euro bij volgende overtredingen
Tussen twee boetes zit telkens een periode van drie maanden om alles in orde te brengen.
Wat komt er nog?
Het Peppol-netwerk wordt ook de basis voor een systeem waarbij facturen bijna in realtime aan de overheid gemeld worden. Dat wordt verwacht in 2028 voor binnenlandse transacties. Wie nu al via Peppol werkt, staat daar dus beter voor.
Wat kun je nu doen?
- Vraag je boekhouder of je correct geregistreerd bent op Peppol, zowel om te versturen als om te ontvangen.
- Controleer of je webshop, kassasysteem of factuurtool Peppol ondersteunt, of facturen kan doorgeven aan je boekhoudpakket.
- Vraag zakelijke klanten om hun ondernemingsnummer, zodat de factuur bij het juiste bedrijf terechtkomt.
- Informeer bij je boekhouder naar de fiscale aftrek voor investeringen in e-facturatie. VLAIO verwijst daarnaar.
Wil je weten of je webshop of tool klaar is voor zakelijke facturen? Neem contact op.